Todo freelance, autónomo o Pyme adolece, o es susceptible de hacerlo, de un mismo problema: clientes insatisfechos que no pagan, que tardan en hacerlo o que simplemente desaparecen.  Esta es una guía básica sobre cómo gestionar estas situaciones.

1. Mejor prevenir que curar.

Las condiciones de pago deben estar claras desde el principio. Respecto al modo, lo mejor es ofrecer varias posibilidades para que el cliente elija la que más le convenga, por ejemplo domiciliación bancaria, ingreso en una cuenta o incluso en metálico.

En cuanto al momento, si la prestación del servicio se realiza durante un periodo de tiempo considerable, lo mejor será fraccionarlo en varios pagos. Puede ser uno al comenzar el servicio y otro al final, (por ejemplo para el desarrollo de una aplicación, o una web)  o dividirse en pagos mensuales o trimestrales (si se trata de un servicio de asesoría o consultoría). Siempre hay que definir un momento y un modo de pago, esa es nuestra responsabilidad, y tanto el prestador como el cliente deben tenerlo claro desde el principio.

También es importante solicitar los datos fiscales (Denominación social, domicilio fiscal y CIF de la empresa o Nombre Apellidos, dirección y DNI en caso de ser un particular) esto permite que identifiquemos a nuestro cliente y así evitar posibles desapariciones. Todas las condiciones convendría dejarlas por escrito con antelación en el contrato de prestación de servicios. 

2. Realiza un seguimiento.

Si has cumplido con tu parte del acuerdo y has prestado el servicio en el tiempo y modo acordados, entonces, es su turno. Si se demora en el pago y no lo justifica es momento de actuar. Un mail o una llamada pueden estar bien para empezar y si no recibimos contestación,  podemos proponer una reunión cara a cara, que es más difícil ignorar.

Puede ser que el cliente tenga sus razones para no pagar. Entonces, debemos escucharle. En estos casos debemos distinguir dos escenarios que a priori pueden parecer similares pero que jurídicamente son completamente distintos.

•    Es posible que el servicio no esté prestado de forma correcta, es decir, creamos una tienda online para un cliente y la realidad es que es imposible comprar un artículo, desarrollamos un aplicación que no se adecua a las instrucciones dadas, o una campaña de marketing sin ningún tipo de impacto. En este caso, es nuestro deber subsanar errores y prestar el servicio de forma correcta.  
•     Pero puede suceder que nuestro servicio esté prestado de forma correcta y el problema resida en que no cumple las expectativas del cliente, como podría ser el diseño de un logo o un servicio de consultoría. En estos casos, tendremos que valorar que es más beneficioso para nosotros, el importe económico o la satisfacción de un cliente. Para cualquier empresa o freelance, un cliente descontento puede ser muy lesivo, pero si creemos que ya no podemos hacer nada más para cumplir sus expectativas la ley nos abala para exigir el pago. Jurídicamente, se entiende que el servicio está prestado aunque no cumpla las expectativas del cliente y por lo tanto, puede exigirse su contraprestación económica.

3. Exigir el pago.

Si hemos contactado con el cliente por diversas vías y no funciona, debemos pasar a un nivel de notificación mayor. Para ello, lo mejor es enviar un burofax en el que se detalle el importe pagado (en su caso) y lo que falta por abonar. Es importante que esté redactado por un abogado y se haga referencia a las consecuencias jurídicas del impago. El burofax además de ser un medio de notificación fehaciente (prueba el envío y la recepción del mismo) es útil en la práctica ya que demuestra tu intención de ir en serio y enfrentar el problema de forma profesional.